Памятка командированномуЧек-лист на 2026 год: до поездки, в пути и после возвращения

• Приказ о командировке подписанВ нём указаны город или страна, даты, цель и источник финансирования. Без приказа компания может не принять расходы.
• Вы прочитали тревел-политикуС FBT не нужноЛимиты на отель за ночь, класс перелёта, такси, багаж и суточные.
• Вы знаете, как платите: из аванса или своими деньгамиС FBT не нужноВо втором случае расходы вернут после отчёта.
• Вы знаете, какие документы ждёт бухгалтерияС FBT не нужноИ на кого оформлять счета: на вас как на физлицо или на компанию (тогда нужен её БИН). Полный список — в этапе 3.
• Если даты могут сдвинуться, выбраны гибкие условияТариф с обменом или возвратом, отель с бесплатной отменой.

• Удостоверение личности действует до конца поездкиИмя и фамилия в билете совпадают с документом буква в букву. Цифровое удостоверение в eGov Mobile — только запасной вариант: принимает ли его авиакомпания, уточните до вылета.
• Даты рейса и отеля совпадают с приказом
• Багаж и ручная кладь проверены по тарифуЛоукостеры часто продают билеты без багажа.
• Онлайн-регистрация не забытаОбычно она открывается за сутки до вылета. Точное время смотрите в билете.

• Загранпаспорт действует минимум 6 месяцев после возвращенияТак требуют многие страны. Для Шенгена достаточно 3 месяцев после выезда, но паспорт должен быть выдан не больше 10 лет назад. Нужны 2 чистые страницы.
• Визовый режим проверенСмотрите данные МИД РК и посольства страны назначения: правила меняются.
• Безвиз подходит для вашей целиОн не даёт права работать. Во многих странах переговоры и встречи он покрывает, но у части стран действует только для туризма. Если сомневаетесь, спросите в посольстве.
• Электронные разрешения оформленыСделать с FBTЭто eVisa, ETA или анкета прибытия, если страна их требует.Визу, eVisa или ETA оформит Freedom Business Travel: пришлите менеджеру страну и даты поездки.
• Приглашение, письмо от работодателя, бронь отеля и обратный билет — в телефоне и на бумагеИх могут запросить на границе.
• Медицинская страховка покрывает все дни поездкиСделать с FBTДля Шенгена покрытие должно быть от €30 000.Страховку на все дни поездки, в том числе для Шенгена, оформит Freedom Business Travel.
• Транзит проверенУзнайте, нужна ли транзитная виза в стране пересадки. Если билеты на стыковку куплены раздельно, оставьте запас времени.
• Таможенные правила изученыПроверьте лимиты на ввоз валюты, образцов продукции, техники для выставки и лекарств. На лекарства нужен рецепт на английском.
• Банковская карта работает в стране назначенияБанк знает о поездке, при себе есть запас наличных.
• Сканы документов лежат в облаке и у коллегиПаспорт, виза, страховка, приказ.

• eSIM активирована до вылета или подключён пакет роумингаОсновную SIM оставьте для SMS от банка и eGov.
• Чек за eSIM или роуминг сохранёнМногие компании компенсируют связь.
• На телефоне стоит переводчик с офлайн-языкомGoogle Translate и Яндекс Переводчик умеют переводить по камере. Для Китая скачайте офлайн-пакет и подключите VPN.
• Офлайн-карты города скачаныТакси вызывайте через приложение: в нём остаётся чек.
• Нужные контакты под рукойПоддержка Freedom Travel, страховая, посольство или консульство РК, принимающая сторона, руководитель.
• С собой адаптер для розеток и power bankPower bank кладите только в ручную кладь.

• Фотографируйте чек в день покупкиТермобумага выцветает. Оригиналы складывайте в один конверт.
• Рабочие и личные расходы разделяйтеОплачивайте их разными картами или просите разные чеки.
• Платите в местной валютеОткажитесь от конвертации по курсу терминала. Сохраняйте выписку по карте или справки об обмене валюты.
• При задержке или отмене рейса просите справку у авиакомпанииОна объяснит лишние сутки и расходы.
• Если вам выдали аванс, ведите таблицу расходов по днямТак вы не выйдете за лимит.

• 1Соберите оригиналыБилеты и посадочные, счёт отеля с чеком, квитанции за визу и страховку, остальные чеки.
• 2Заполните авансовый отчётВозьмите форму из учётной политики компании. Каждый расход — отдельной строкой со ссылкой на документ.
• 3Если даты или маршрут менялись, приложите согласование руководителяОно нужно, чтобы изменить приказ.
• 4Напишите короткий отчёт о результатахЕсли компания его требует: встречи и договорённости.
• 5Сдайте отчёт в срокСрок задаёт внутреннее положение о командировках. Уточните его у бухгалтерии заранее.
• 6Рассчитайтесь с компаниейНеизрасходованный аванс верните в кассу или на счёт, иначе его могут удержать из зарплаты. Перерасход в рамках политики вам возместят.

Аванс или свои деньги: в чём разница